Persona para la gestión administrativa

A. Contenido funcional

Misión

Garantizar el correcto funcionamiento de la oficina de la sede de Barcelona y de la gestión administrativa de la Fundación, siendo la persona referente para sistemas de información y nuevas tecnologías y dando apoyo a los procesos operativos y de apoyo de las diferentes áreas: Dirección, Comunicación, Captación y Colaboraciones Estratégicas, Proyectos de actuación, Finanzas y Gestión de personas.

Responsabilidades

1. Funcionamiento general de la oficina y administración

Actividades principales:

  • Recepción de visitas, atención telefónica y gestión de correspondencia, física y en línea con los diferentes correos de la Fundación.
  • Gestión del archivo y de la documentación administrativa.
  • Gestión de los inventarios: entradas y salidas de material oftalmológico y óptico, y control del inventario de obras de arte, y gestión de compras de material para la oficina.
  • Control y seguimiento de los seguros.
  • Supervisar y velar por el cumplimiento de la normativa vigente en protección de datos.
  • Relación con proveedores de servicios de sede y control de gastos.
  • Registro de documentos legales y gestiones con la notaría de acuerdo con la normativa vigente de fundaciones.
2. Coordinación de los sistemas de información y nuevas tecnologías de la Fundación

Actividades principales:

  • En colaboración con el servicio externo de informática aportará las soluciones técnicas más adecuadas según las necesidades, tanto de hardware como de software.
  • Gestión y mantenimiento de la base de datos (CRM).
  • Emisión de certificados de donación (modelo 182) mediante CRM.
3. En el área de gestión de personas

Actividades principales:

  • Gestión de la documentación laboral de los trabajadores y trabajadoras y mantener actualizada la relación de puestos de trabajo de todo el equipo operativo de la Fundación.
  • Control de registro horario, vacaciones y calendario laboral.
  • Seguimiento y gestión de las formaciones de las personas del equipo, y tramitación de les formaciones bonificadas.
  • Coordinación con los servicios externos de prevención de riesgos laborales.
  • Apoyo en los procesos de selección de personal contratado, voluntariado y prácticas.
  • Gestión y coordinación del voluntariado de sede.
  • Gestión logística de viajes.
  • Organización de encuentros del equipo y reuniones globales.
4. Apoyo a Dirección, Captación, Colaboraciones Estratégicas y Comunicación
  • Envío de comunicaciones a socios, voluntarios y seguidores vía Mailchimp (felicitaciones de Navidad, invitaciones Aniversario, envío memoria anual).
  • Apoyo en la actualización de la web.
  • Gestión de los socios y donaciones en CRM.
  • Apoyo administrativo y logístico en la organización de eventos (La Noche, aniversarios, jornadas, congresos y exposiciones, Consejo Asesor, Patronato).

B. Entorno organizativo

La persona para la gestión administrativa depende jerárquicamente de la responsable de Administración y Finanzas, estableciendo vínculos funcionales de colaboración con la directora, con la responsable de Comunicación y con la responsable de Colaboraciones Estratégicas.

C. Perfil profesional

Conocimientos necesarios
  • Formación y/o experiencia en gestión administrativa
  • Informática a nivel avanzado: dominio del paquete Office
  • Experiencia en gestión de bases de datos y en particular de CRM
  • Conocimiento de herramientas digitales (Mailchimp y WordPress) y trámites online con certificado digital
  • Imprescindible catalán y castellano, hablado y escrito
  • Se valorarán otras lenguas, como inglés, francés y portugués
Perfil competencial
  • Autonomía y responsabilidad
  • Flexibilidad
  • Proactividad e iniciativa
  • Capacidad de organización
  • Resolución de problemas
  • Interés por la cooperación internacional

D. Condiciones

  • Contrato indefinido, con un período de prueba de 2 meses.
  • 35 horas semanales, horario de 9h a 14h y de 15h a 17.30h de lunes a jueves, y de 9h a 14h los viernes.
  • Lugar de trabajo:
    Oficina de Ojos del mundo en Barcelona: C/Tamarit, 144-146, entlo. 2a, 08015.
    Teletrabajo 1 día a la semana, normalmente los viernes.
  • Salario: 21.620€ brutos anuales de acuerdo con las responsabilidades del lugar de trabajo.

E. Proceso de selección

Las personas interesadas deben enviar su currículum y carta de motivación a la FUNDACIÓN OJOS DEL MUNDO por correo electrónico a fundacio@ullsdelmon.org indicando la referencia: UDM_ADMIN.

El plazo de presentación de solicitudes finaliza el próximo 30 de octubre de 2025.